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Email英文信開頭怎麼寫?Dear、Hello、Hi 千萬別搞錯!

  • 發表時間
  • 2022-09-22
Email英文信開頭怎麼寫
圖片來源:freepik

在工作場合上寫英文 e-mail 是最常遇到的工作項目之一,尤其疫情期間很多公司的往來都是倚靠遠端溝通,不管是寫給公司內部的長官、同事,或是寫信給外部的合作單位跟客戶,如果在信件中出現不正確或者是不恰當的用法,可能會因此讓對方留下不好的影響。

發信以前,很多人會使用檢查軟體來確認文法內容對不對,但是並不是所有的問題都能被糾正,自己還是需要具備一些基本的判斷能力,比如軟體並不會知道你要寄信的對象跟你是什麼關係,在開頭的稱呼和問候語很可能就會出錯,而商業 e-mail 最常見的開場就是 Dear、Hello、Hi ,到底這 3 者有哪些差異?該怎麼使用才比較恰當呢?

就像前面提到的,最重要的就是你跟收信者的關係,跟中文一樣,對不同關係的人會有您好、嗨、哈囉等不同的打招呼方式,英文也是,原則上來說,Dear 是商業英文書信中最常見的問候方式,幾乎適用於任何關係,不熟的或熟悉的、長官、同事或其他廠商、客戶…等都可以用 Dear 當作開頭,算是很有禮貌的安全牌。如果真的很熟,建議就可以使用 Hi 或 Hello,讓雙方都覺得很親切。

  1. 對方跟你有多熟?
    不熟正式: Dear+姓氏「Dear Mr. / Ms+Lawrence,」 或 Dear+連名帶姓「Dear Mr. / Ms+Jennifer Lawrence,」
    熟:「Dear+Jennifer,」、「Hi Jennifer,」
  2. 性別?婚姻狀態?
    男:Dear Mr. Mark,
    女未婚:Dear Miss Jennifer,
    女已婚:Dear Mrs Jennifer,
    女,不知道婚姻狀態:Dear Ms Jennifer,
    不知道性別:Dear Mr. / Ms
    不知道性別,但知道名字:Dear Jennifer Lawrence,
  3. 如果沒有特定的對象,可以用公司或部門來稱呼,比如:
    「Dear Marketing Team Member,」
    「To whom it may concern:」(不使用逗號,而是冒號)

不過,使用 Dear 時要特別注意,最常見的錯誤就是「Dears,」、「Dear both,」,這兩種都是台灣人自己發明的,英文裡並沒有這樣的用法;另外很多人常用的「Dear all,」使用上沒有錯,但建議改成「Hi Everyone,」會更好。

另外,不管是用 Dear 或 Hi,逗號不可以放在名字前面,而是要放在最後面,也不要亂用驚嘆號,信的一開頭就用驚嘆號問候別人,是很不禮貌的事。

如果看了這麼多還是搞不太懂該怎麼用,最最最安全的必對秘笈就是,如果你是第一次寄信給對方,一律使用最有禮貌的「Dear+姓氏」,然後根據對方回信的格式來調整,如果對方也用「Dear+姓氏」回覆你,你就維持原本的稱呼不變,但如果對方改成「Hi +名字」,你也可以跟著改成「Hi +名字」。
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